Bật mí phương pháp làm việc hiệu quả của người thành công

Phương pháp làm việc hiệu quả giúp giải phóng bản thân khỏi guồng quay hối hả của sự bận rộn. Sở hữu tư duy làm việc khoa học sẽ quyết định khoảng cách giữa một nhân viên bình thường và một cá nhân xuất chúng.

Phương pháp làm việc hiệu quả là gì?

Phương pháp làm việc hiệu quả giúp hoàn thành công việc đúng mục tiêu, đúng thời hạn với mức tiêu hao năng lượng thấp.

Làm việc hiệu quả không đo bằng thời gian ngồi trước màn hình mà đánh giá thông qua kết quả và giá trị tạo ra. Một người làm việc 6 giờ nhưng hoàn thành nhiệm vụ, hiệu quả hơn nhiều so với người làm 10 giờ nhưng liên tục bị gián đoạn.

Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, năng suất lao động giảm mạnh khi thời gian làm việc vượt quá 50 giờ/ tuần.
Người sở hữu phương pháp làm việc hiệu quả thường có những biểu hiện rõ ràng:

Hoàn thành công việc đúng hạn, không phải chạy nước rút liên tục
Ít căng thẳng, trì hoãn và kiểm soát tốt áp lực
Vẫn có thời gian nghỉ ngơi, học tập và phát triển cá nhân.

Phương pháp làm việc mang đến hiệu quả công việc và có thời gian nghỉ ngơi

Tại sao cần có phương pháp làm việc khoa học?

Áp dụng phương pháp làm việc khoa học giúp mang đến nhiều lợi ích như:

Giảm căng thẳng và kiệt sức

Khi không có phương pháp, não bộ luôn ở trạng thái quá tải thông tin. Khi áp dụng các kỹ thuật giúp giảm bớt áp lực. Từ đó ngăn chặn tình trạng kiệt sức vốn là vấn nạn của lao động hiện đại.

Tăng khả năng tập trung

Theo một nghiên cứu từ Đại học California, trung bình một người mất khoảng 23 phút 15 giây để lấy lại sự tập trung sau khi bị ngắt quãng. Cách làm việc đúng đắn tạo ra hiệu suất, bảo vệ bản thân khỏi những email hay tin nhắn vụn vặt.

Cải thiện chất lượng công việc

Khi làm việc có hệ thống, sai sót sẽ giảm đi bởi tư duy luôn ở trạng thái minh mẫn. Bản thân có đủ không gian để suy nghĩ sâu, nhìn nhận vấn đề đa chiều và đưa ra các quyết định sáng suốt.

Cân đối thời gian làm việc và sinh hoạt

Mục tiêu cuối cùng của năng suất là để sống nhiều hơn. Khi làm việc tập trung, bạn không phải mang việc về nhà. Đồng thời, duy trì được động lực làm việc, không cảm thấy mệt mỏi.

Phương pháp khoa học vừa duy trì động lực vừa cân bằng cuộc sống

Các phương pháp làm việc hiệu quả phổ biến trên thế giới

Dưới đây là những cách để tối ưu hóa quỹ thời gian mỗi ngày.

Kỹ thuật Pomodoro

Được phát triển bởi Francesco Cirillo, phương pháp chia thời gian thành các đoạn:

Dành 25 phút xử lý công việc ở mức tập trung tối đa.
5 phút nghỉ ngắn.

Sau 4 chu kỳ, bạn sẽ nghỉ dài 15-30 phút. Phương pháp phù hợp cho những đầu việc có tính chất lặp lại dễ gây nhàm chán.

Phương pháp Deep Work

Tác giả Cal Newport định nghĩa Deep Work nhằm nâng cao khả năng tập trung, không xao nhãng vào nhiệm vụ đòi hỏi chất lượng. Trong trạng thái này, bạn có thể đẩy công suất não bộ lên tối đa nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp.

Ma trận Eisenhower

Đây là công cụ quản trị ưu tiên dựa trên hai vấn đề: khẩn cấp và quan trọng.

Nhóm 1: Gồm các công việc có tính cấp bách và ảnh hưởng lớn, cần thực hiện ngay lập tức.
Nhóm 2: Không khẩn cấp nhưng quan trọng phải lên kế hoạch thực hiện.
Nhóm 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể ủy quyền cho người khác.
Nhóm 4: Không khẩn cấp cũng không quan trọng có thể bỏ qua.

Khi đã phân loại đầu mục công việc, bạn sẽ biết việc làm cần làm trước và phần việc nào thực hiện sau.

Ma trận Eisenhower giúp biết việc nào cần làm trước và sau

Nguyên lý 80/ 20

Quy luật này khẳng định rằng, 80% kết quả bạn đạt được đến từ 20% những nỗ lực. Cần xác định đúng 20% đó và dồn toàn lực thay vì dàn trải sự quan tâm vào những việc khác.

Quy tắc 2 phút

David Allen – cha đẻ của phương pháp GTD đưa ra lời khuyên: Nếu một việc nào đó chỉ mất dưới 2 phút để hoàn thành, hãy thực hiện ngay lập tức. Trì hoãn những đầu việc nhỏ khiến danh sách công việc kéo dài không cần thiết.

Getting Things Done

Phương pháp này khuyến khích bạn đưa mọi suy nghĩ, dự án và ý tưởng ra khỏi đầu và lưu trữ theo cách hữu hình. Khi não bộ không tốn năng lượng để ghi nhớ sẽ hoạt động hiệu quả trong việc xử lý.

Mô hình làm việc dựa trên mục tiêu

Thiết lập mục tiêu theo mô hình SMART gồm: cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan, thời hạn giúp bạn thấy rõ ràng. Hãy chia nhỏ mục tiêu năm thành mục tiêu tháng, tuần và ngày. Sau đó theo dõi tiến độ chặt chẽ để kịp thời điều chỉnh hành vi.

Mô hình SMART chia nhỏ mục tiêu và theo dõi tiến độ để kịp thời điều chỉnh

Những sai lầm khi áp dụng các phương pháp hiệu suất

Dù sở hữu những công cụ tốt, nhiều người vẫn thất bại bởi mắc phải các sai lầm sau:

Cố gắng hoàn thành mọi thứ khi bản thân bị quá tải làm giảm 40% năng suất và làm tụt chỉ số IQ. Bản chất của não bộ chỉ có thể xử lý một tác vụ nhận thức tại một thời điểm.
Áp dụng quá nhiều phương pháp cùng lúc dẫn đến tình trạng khó kiểm soát. Điều này khiến bạn mất nhiều thời gian để quản lý công cụ thay vì thực sự làm việc.
Quên mất việc nghỉ ngơi khiến bản thân bị stress làm giảm hiệu suất. Vì thế cần dành thời nghỉ ngơi để tái tạo sức lao động.

Phương pháp làm việc hiệu quả là một hành trình rèn luyện kỷ luật bản thân. Bằng việc thấu hiểu bản chất của sự tập trung và kiên trì áp dụng các kỹ thuật giúp bạn làm chủ công việc. Hãy chọn ra một phương pháp phù hợp và bắt đầu thực hiện ngay.

Xem thêm: